Privacyreglement
Van wie verwerkt de VH persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens van leden, aspirant-leden, oud-leden, niet-leden en medewerkers, inhuurkrachten en (contactpersonen van) externe relaties.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
De Vereniging Haptonomie (VH), KvK-nummer 40517695, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals aangegeven in dit privacyreglement.
Welke persoonsgegevens verwerkt de VH?
De VH verwerkt de volgende soorten persoonsgegevens:
- Algemene persoonsgegevens: NAW, geslacht, academische titel, geboortedatum;
- Adresgegevens: straat, huisnummer, postcode, plaats, land, telefoonnummers en e-mailadres;
- Lidmaatschapsgegevens: VH-nummer, type lidmaatschap, contributiegegevens, ingangsdatum, einddatum (bij oud-leden), IBAN, machtiging, betaaltermijn, lidmaatschap sectie, toestemming voor openbaarmaking zoeklijst, abonnement tijdschriften/nieuwsbrieven, inloggegevens Mijn VH, jouw aanmeldformulier, informatie over royeringen en schorsingen;
- Gegevens in verband met de toekenning van registraties en aandachtsgebieden, permanente educatie (het registreren van deelname aan nascholingsactiviteiten en het hiervoor toekennen van accreditatiepunten);
- Gegevens van opleiders voor toegang tot PE-online;
- Opleidingsgegevens: datum afstuderen en diploma;
- Gegevens over deelname aan of gebruik maken van verenigingsactiviteiten zoals congressen, seminars, webinars, bijeenkomsten en werkgroepen.
Waarom verwerkt de VH persoonsgegevens?
Dat doen we voor verschillende doelen:
- Het voeren van de ledenadministratie van de VH en alles wat daarmee samenhangt (zoals afhandelen aanmeldingen nieuwe leden, verwerken mutaties en opzeggingen, incasso van contributie, facturering en incasso van de kosten van VH-activiteiten en debiteurenbeheer);
- Het verlenen van diensten en service aan leden en niet-leden waaronder:
- het organiseren van congressen, seminars, webinars en andere (digitale) evenementen en het verslag doen hiervan;
- het behandelen van ethische vraagstukken van leden;
- het verzenden van nieuwsbrieven en (digitale) vakbladen;
- het verzenden van opgevraagde digitale documenten;
- het onder de aandacht brengen van initiatieven en onderzoeken van instituten die op het vakterrein als de VH werkzaam zijn;
- het afhandelen van vragen;
- het beoordelen van nieuwe psychologische tests;
- en alle andere activiteiten ter realisering van de doelstelling van de VH.
- Het houden van (tevredenheid)onderzoeken voor het verbeteren van onze dienstverlening aan de leden.
Grondslagen van de verwerking zijn:
- Ter uitvoering van een overeenkomst
- Op basis van toestemming
- Op grond van gerechtvaardigd belang
Hoe gaat de VH om met mijn persoonsgegevens, die in de administratie zijn opgenomen?
De VH respecteert en beschermt jouw persoonsgegevens. We gaan daarbij uit van de volgende regels:
- We gaan vertrouwelijk met jouw persoonsgegevens om;
- We gebruiken jouw gegevens alleen voor de levering van diensten aan jou als lid en niet-lid. We verkopen jouw gegevens dus niet aan derden;
- We verwerken niet meer gegevens dan nodig;
- We bewaren jouw gegevens zo lang als nodig is, maar niet langer;
- Wij gebruiken jouw gegevens niet voor geautomatiseerde persoonlijke besluitvorming.
Binnen de VH kunnen jouw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die de gegevens voor hun werk nodig hebben. Anderen kunnen jouw persoonsgegevens niet verwerken. Daarnaast hebben onze medewerkers een geheimhoudingsplicht.
Wel kan de VH informatie over jou delen met derde partijen:
- We delen persoonsgegevens met derden die door ons zijn ingeschakeld om diensten aan ons of aan jou te leveren zoals ICT-leveranciers, voor het verzenden van tijdschriften en voor het organiseren van congressen. Deze derden kunnen alleen onze opdracht krijgen als zij aantoonbaar passende beveiligingsmaatregelen hebben genomen en geheimhouding garanderen;
- Jouw persoonsgegevens kunnen ook worden verstrekt aan derden als wij daar een wettelijke verplichting toe hebben, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst;
- De VH stelt gegevens uit de ledenadministratie ter beschikking aan derden, voor activiteiten die voor het realiseren van de doelstelling van de VH noodzakelijk zijn;
- Wij verstrekken ook antwoord op de vraag van derden of jij op een bepaalde datum of gedurende een bepaalde periode lid was van de VH.
Indien je niet instemt met het ter verwerking ter beschikking stellen van jouw gegevens aan derden, kun je dat doorgeven aan de ledenadministratie van de VH. In dat geval kunnen wij jou in bepaalde gevallen niet persoonlijk informeren.
Hoe lang bewaart de VH mijn persoonsgegevens?
De VH verwerkt jouw gegevens en slaat deze op gedurende de tijd dat je lid bent, dan wel zo lang als noodzakelijk voor de aan jou als niet-lid te verlenen diensten. Wanneer jouw gegevens niet langer bewaard mogen worden, vernietigt de VH deze. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt en de wettelijke bewaartermijnen. De bewaartermijn kan per doel verschillen.
Van oud-leden bewaren wij na opzegging van het lidmaatschap een aantal basisgegevens zoals NAW, periode lidmaatschap en VH-nummer. In sommige situaties kunnen wij enkele basale persoonsgegevens langer bewaren om het opnieuw aanvragen van het lidmaatschap te beoordelen.
Welke regels gelden voor de VH bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is de VH onder meer gehouden aan:
- Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
- Uitvoeringswet AVG (UAVG)
- Telecommunicatiewet
Kan ik zien welke persoonsgegevens de VH van mij verwerkt?
Ja, dat kan. Vraag gerust een overzicht bij ons op. Je mag ons ook vragen om de persoonsgegevens die wij van jou hebben:
- aan te passen;
- te wissen (houd er rekening dat wij ondanks jouw verzoek moeten kunnen blijven beschikken over gegevens over jou om bijvoorbeeld het opnieuw aanvragen van het lidmaatschap te beoordelen);
- over te dragen aan iemand anders.
Ook heb je het recht om persoonsgegevens (tijdelijk) niet te laten verwerken.
Stuur jouw verzoek naar
De volgende gegevens kunnen we jou niet verstrekken:
- persoonsgegevens die gebruikt worden voor voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten;
- persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik;
- documenten waarin persoonsgegevens van anderen zijn opgenomen.
Waar kan ik terecht met een vraag of een klacht?
Mocht je een vraag of opmerking hebben over de verwerking van persoonsgegevens door de VH, neem dan contact met ons op:
- T 020 4887116
- E
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Heb je een klacht over de verwerking van persoonsgegevens, mail ons. Je ontvangt zo spoedig mogelijk een reactie op jouw klacht, maar uiterlijk binnen een maand.
Ben je niet tevreden met het antwoord, dan kun je een procedure starten bij de rechtbank, of een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Kan de VH dit document wijzigen?
Als er nieuwe gegevensverwerkingen zijn, passen wij het privacyreglement aan. De meest actuele versie van ons reglement kun je steeds terugvinden op deze pagina.
Cookies, of vergelijkbare technieken die wij gebruiken
De VH gebruikt functionele en analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. De VH gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld je voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren.
Bij je eerste bezoek aan onze website hebben wij je geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.